Denna personuppgiftspolicy gäller för Ungdomsförbundet Sveriges Flotta, Roslagsdistriktet samt dess lägerverksamhet vilken går under namnet Assö Seglarskola. Den är ett resultat av Allmänna dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) och specificerar hur vi hanterar personuppgifter. För att ha möjlighet att genomföra vår lägerverksamhet med den kvalitet och säkerhet våra medlemmar förväntar sig krävs att vi hanterar vissa personuppgifter. Vår personuppgiftspolicy är utformad för att ge berörda parter all nödvändig information på ett så tillgängligt vis som möjligt.
Du kan när som helst begära ut de uppgifter vi har om dig genom att kontakta registeransvarig nedan. Detsamma gäller om du vill rätta de uppgifter vi har om dig. Du kan även begära att vi ska radera samtliga uppgifter vi har om dig.
● Personuppgifter används endast för att på ett säkert sätt kunna bedriva vår ideella verksamhet.
● Vi säljer inga personuppgifter.
● Vi kan komma att dela personuppgifter med tredje part som är nödvändig för att kunna genomföra vår verksamhet. Exempel på detta kan vara namn och födelsedata, adress samt telefonnummer som delas med en kommun för att säkerställa kommunbidrag alternativt landsting för bidrag därifrån. Detta gäller även Astma- och allergiföreningen för lägerverksamhet som är vår samarbetspartner gällande vissa av våra läger.
● De personuppgifter vi lagrar behandlas endast av den personal som behöver den för att bedriva sin verksamhet. Exempel på detta är att våra kockar och sjukvårdspersonal får tillgång till allergier. Kurschefer, biträdande kurschefer samt seglingsinstruktörer och annan personal kan också komma att få tillång till dessa uppgifter om det uppstår behov för att säkerställa kvaliteten på verksamheten.
● Efter att berörd personal som behöver tillgång av personuppgifter återsamlas dessa och destrueras.
● Om personuppgifter läcks eller om vi tror att motsvarande har skett så kommer vi att skyndsamt kontakta berörda parter för att meddela detta.
För deltagare på våra läger kan kommande uppgifter komma att behandlas. Vissa av uppgifterna rör också deras anhöriga.
● Elevens namn
● Personnummer
● Adress
● Postnummer
● Postort
● Hemtelefon (inkl. riktnummer)
● Vilket läger eleven anmält sig till
● Motivering till deltagande i fortsättningsläger
● Elevens antal tidigare år på Assö
● Medlem i följande Astma- och Allergiförening
● Närmast anhörig under lägertiden
● Telefon till närmast anhörig
● E-post
● Behandlande läkare för eleven
● Klinik vid vilken eleven har sin kontakt
● Kontaktuppgifter till kliniken och/eller behandlande läkare
● Allergier avseende födoämnen
● Övriga allergier
● Övriga allergier eller annan information för att eleven skall få bästa möjliga lägervistelse
● Elevens samtliga mediciner samt dosering för respektive medicin
● Vilka mediciner och läkemedel en elev inte tål
● Vilka vaccinationer en elev har
● Om eleven är simkunnig
● Om det finns pälsdjur i elevens hem
● Hur eleven eller dess anhöriga fick kännedom om vår verksamhet
● Om förälder tillåter att vi publicerar bilder i media (hemsida Facebook Instagram m.fl.)
● Vid anmälan samt elevbrev lagras också IP-adress samt viss annan metadata för att förhindra bedrägerier
● Uppgifter om betalningar av medlems- och deltagaravgift
● För personal lagras också bank och bankkontonummer för att kunna betala ut eventuella ersättningar, samt arbetsuppgifter och andra speciella åtaganden kopplade till vår verksamhet.
● Medlemsnummer och motsvarande identifikation
Vi sparar uppgifter om eleven namn, vilka läger eleven deltagit i, gruppindelningar, av verksamheten förvärvade kunskaper och e-postadress över åren för att kunna säkerställa bästa möjliga lägervistelse över den maximala tid en elev kan deltaga i våra läger (gällande elevens ålder 7-17 år i dagsläget). Dessa uppgifter kan användas för att vi ska kunna kontakta tidigare elever och påminna om kommande aktiviteter och läger. Övriga uppgifter gallras regelbundet, i allmänhet nästföljande år efter att vi har haft behov av uppgiften för att bedriva vår verksamhet. Namn på deltagare sparas tills vidare för att kunna behålla en historik över våra elever.
Denna policy antogs av styrelsen i Ungdomsförbundet Sveriges Flotta, Roslagsdistriktet 22 maj 2018.
Har ni några frågor eller funderingar när ni välkomna att kontakta ordförande och tillika registeransvarig i Ungdomsförbundet Sveriges Flotta, Roslagsdistriktet Martin Langby på martin@assoseglarskola.se